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Expediente electrónico, cuál es su impacto en la empresa.

Publicado por PRAXIS el 23-oct-2018 20:30:00

expediente electrónico

 

En nuestro artículo anterior (si no has visitado el contenido,haz clic aquí), estuvimos explicándote qué era expediente electrónico y cómo ésta es una de las avances tecnológicos que está trayendo cambios digitales a las empresas.

 

Esfuerzo organizacional, que lleva a la eliminación de los procesos manuales y la modernización del procesamiento, distribución, almacenamiento y validación de documentos electrónicos.

Aquí te contamos un poco más sobre los beneficios o el impacto que llega a tener el implementar este tipo de solución:

Según la consultora IDC (principal firma mundial de inteligencia de mercado), en 2017, las organizaciones alrededor del mundo invirtieron 1.2 billones de dólares en transformación digital.

Desde el almacenamiento, mejora en los tiempos de procesamiento en documentos y disponibilidad de la información, son algunos de los beneficios que tiene el expediente electrónico para tu organización:

 

Menos es más:

Reduciendo los costos de papelería, se minimiza la compra de recursos destinados a este material, dejando a un lado los espacios en físico que conservan los archivos y expedientes en papel, para migrar a sistemas de gestión documental digital.

Igualmente el gasto de maquinaria, mobiliario e incluso hasta nómina, se recorta, al permitirle a los vendedores de una compañía.

 

Por ejemplo: con el expediente realizar las tramitaciones, desde cualquier ubicación, teniendo desde sus celulares, tabletas o dispositivos móviles los documentos. 

 

Accediendo a éstos las 24 horas del día, sin necesidad de estar en una oficina pudiendo trabajar desde sus casas o hacer visitas a clientes.

¿Qué se logra al enfrentar menores costos de la operación?

El incremento en la eficiencia y productividad de los empleados.

Mayor productividad:

Aumento, supervisión y medición en la productividad de los empleados en tiempo real. Disminuyendo los tiempos para acceder a la información, al llevar de manera digital la gestión de los trámites y documentación.

 

Así si se requiere buscar documentos digitales, se necesitará menor tiempo frente a uno que esté en físico, siendo más accesible para cualquier colaborador.

Igualmente, los jefes o líderes de equipo, con el expediente electrónico pueden conocer KPI (indicadores) que les permite hacer seguimiento a las actividades de las personas.

 

Sabiendo por ejemplo, cuáles son sus flujos de negocio, paso a paso. Haciendo una supervisión más ágil y en tiempo real, de quién y cuándo han modificado o accedido a la información, identificando la cantidad de expedientes que se generan, traspasos y tiempo en que se demora en hacer un alta.

Incluso éstas métricas ayudan a crear planes de incentivos y motivación laboral, que impulsen un ambiente de trabajo agradable y fomenten el cumplimiento de metas y objetivos empresariales. 

Error humano a ceros:

Disminuir el error humano, al usar por ejemplo soluciones como el OCR o reconocimiento óptico de caracteres, que de forma automática digitaliza la información directamente de una credencial, carné o cualquier formato de identidad, sin necesidad de escribir cada uno de los campos del formulario, o transcribir datos, pudiendo cometer errores.

De hecho, cuenta con un repositorio que contiene toda la trazabilidad. En el caso de los clientes desde que se dan de alta en la plataforma hasta cada una de las acciones internas que realiza, almacenando todo su historial.

Blinda con el expediente electrónico, uno de tus activos más importantes: la información:


Con el expediente electrónico, la seguridad se vuelve una certeza, al resguardar los datos privados con conexiones seguras y cifradas.

 

Se establecen accesos restringidos y segmentados según los roles y perfiles internos de la compañía. Por ejemplo: un supervisor va a contar con más permisos que un vendedor.

De ahí que se asegure con soluciones biométricas o huellas dactilares la forma de identificar a las personas que ingresan a la aplicación. Evitando el robo de identidad y velando por la protección de los datos para las personas.

En PRAXIS, entendimos la necesidad que tenían las compañías de optimizar los trámites administrativos para sus usuarios. Agilizamos los procesos y flujos de negocio con la documentación digital.

Contáctanos, estaremos dispuestos a implementar la solución de expediente electrónico acorde a tu empresa, modernizando el tratamiento de los datos e información interna de la organización.

Temas: Expediente electrónico

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